Es ist immer wieder interessant, wenn man erkennt, wie sich hinter einer „einfachen Frage“ ein sehr komplexer Hintergrund verbirgt.

Begriffe wie „Firmenwagen“, „Geschäftsführer“ und „eigene GmbH“ sind bereits drei Themenbereiche, über die man ausgiebig diskutieren kann.

Ich fange mal mit dem „Firmenwagen“ an. Mit Ausnahme von LKWs, Werkstattwagen und einigen anderen Sonderfahrzeugen unterliegt das von der Firma genutzte Fahrzeug (ob gekauft, geleast oder finanziert spielt keine Rolle) der 1% Regel, wenn eine Privatnutzung vorliegt. Fatalerweise geht das FA davon aus, dass auch dann eine Privatnutzung vorliegt, wenn der Wagen überhaupt nicht privat genutzt wird (Anscheinsbeweis):
http://www.steuer-schutzbrief.de/keine-privatnutzung-keine-firmenwagen-steuer.html

Frage: Wer versteuert den „Firmenwagen“ aktuell: Du oder ein anderer Mitarbeiter in der Firma? Wenn du es bist, dann ist eine Fahrtkostenabrechnung mit der Kilometerpauschale höchst problematisch, bzw. nur dann glaubhaft darstellbar, wenn der Firmenwagen für bestimmte Aufgaben nicht geeignet ist (Transport) und du stattdessen mit deinem privaten PKW (einem Transporter) „im Auftrag der GmbH“ damit unterwegs bist. Ich bezweifle, dass diese Konstellation bei dir gegeben ist.

Wenn das Fahrzeug von keinem versteuert wird, dann führst du doch bei den Fahrten damit regelmäßig Fahrtenbuch, oder? Fahrtenbücher sind eine tickende Zeitbombe und ich hoffe, ihr habt euch nicht für dieses Vorgehen entschieden.

Wenn das Fahrzeug von einem anderen Arbeitnehmer oder Geschäftsfüher versteuert wird, sieht es hingegen sehr gut für dich aus, grundsätzlich nach der Kilometerpauschale abzurechnen. Hierzu ist kein Fahrtenbuch erforderlich. Es müssen auch keine Belege gesammelt werden. Die Kilometerpauschale kann sogar dann in Anspruch genommen werden, wenn du mit dem Mofa fährst oder mit der Straßenbahn oder im Rahmen einer Fahrgemeinschaft.
Die „Abrechnung“ gegenüber deinem Arbeitgeber schreibt keine Formpflichten vor, es genügt ein Zettel mit Auflistung der Fahrten zum Datum x und ein Stichwort mit Bezug zu einem Vorgang, in den die Firma involviert ist. Die Firma überweist den Betrag auf dein Konto, es muss weder bei dir, noch bei der Firma was versteuert werden und es müssen auch keine Sozialabgaben abgeführt werden. Das ist tatsächlich „brutto für netto“.

Dieses Procedere ist gegenüber dem FA wasserdicht und lässt sich gut „gestalten“.

Abschließend zum „Geschäftsführer“ und „eigene GmbH“. Deiner Aussage nach hältst du eine Kapitalbeteiligung von 30% und bist somit als Minderheitsgesellschafter (egal ob mit oder ohne Sperrminorität) an der GmbH beteiligt und kannst faktisch keinen Einfluss auf die Geschicke der GmbH nehmen. Ergo: Du bist abhängig beschäftigt im Sinne der Sozialversicherung und die GmbH führt für dich Beiträge zur Sozialversicherung ab. Du bist zwar Geschäftsführer, hast aber keine „eigene GmbH“, weil du keinen entscheidenden Einfluss auf die GmbH ausüben kannst. Um zukünftige Missverständnisse zu vermeiden, empfehle ich dir, den Begriff „eigene GmbH“ nicht mehr zu kommunizieren.

Weitere Tipps gern vom

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